Gerenciando Escopo Passo a Passo

Gerenciando  Escopo Passo a Passo

Um dos maiores desafios para que tenhamos projetos bem sucedidos sem dúvida nenhuma está no gerenciamento de Escopo.

Mas, o que vem a ser isso na prática?

Gerenciar escopo consiste em mapearmos com clareza  quais são as características do produto do projeto (Produto, serviço, ou entrega do projeto com características específicas), e o trabalho, ou conjunto de atividades e recursos, necessários para construir essas entregas.

1-      Coletar Requisitos

O guia PMBoK 4 edition nos adverte que algo fundamental nesse processo é levantarmos quais são os requisitos de negócio que motivaram essa iniciativa, fazer o link com os requisitos do produto que irão compor o escopo do projeto, e criar uma matriz de rastreabilidade que permita identificar quem determinou o requisito, qual sua relação com o negócio, a qual requisito do produto ele está relacionado, em que data foi definido, quem o aprovou e quando.

Você deve estar se perguntando …

 “ Mas de onde vou tirar essas informações”?  

 

Existem 2 documentos que podem ajudá-lo “Termo de Abertura do Projeto” e “Registro das partes Interessadas”. O primeiro documento deve conter em linhas gerais o quais são os objetivos do projeto, seus principais Marcos (milestones). No segundo documento deverão estar identificadas as principais partes interessadas no projeto, suas necessidades e requisitos que depois de analisados podem compor sua lista de requisitos.

Se você ainda continuar com cara de paisagem           provavelmente você não possui estes documentos …rs

Mantenha a calma, não é o fim do mundo … ainda é tempo de construir a matriz de requisitos, mas você terá que se reunir com seu cliente e guia-lo na descrição do escopo do projeto, e agendar um bate-papo com as principais partes interessadas do projeto para mapear seus requisitos.

Caso você não faça isso agora, esteja certo de que esses requisitos certamente aparecerão na sequência, mas serão chamados de “escopo adicional”, só que depois de dada a largada, essas alterações podem sair bem caras, a até mesmo inviabilizarem o projeto, além de exigir em alguns casos que se refaça toda a análise de viabilidade do projeto com o risco de se chegar a conclusão de que o projeto deverá ser cancelado.

 

2-      Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

Abaixo um exemplo de Matriz de rastreabilidade de requisitos para um projeto adequação de um ERP:

Requisito Negócio	Requisito Produto	Requisitante	Data Requisição	Aprovador Requisito	Data Aprovação
Calcular a Margem de contribuição unitária do produto	Função para efetuar o cálculo extraindo a informação do ERP	Gerente de Marketing	XX/XX/XXXX	Diretor de TI	XX/XX/XXXX
Relatório Mensal de Vendas	Extrair informação de D-1 dos últimos 30 dias por produto	Coordenador de Marketing	XX/XX/XXXX	Diretor de TI	XX/XX/XXXX
Relatório Mensal de Turn-over por função	Extrair informação de D-1 dos últimos 30 dias por Função	Gerente de Recursos Humanos	XX/XX/XXXX	Gerente de TI	XX/XX/XXXX

Essa matriz irá ajuda-lo a entender a motivação de cada componente do Escopo do projeto, e sua origem. Lembre-se que na maioria das vezes o planejamento do projeto é elaborado progressivamente em ondas sucessivas, logo, se tem uma certeza, que em todos os projetos enfrentaremos mudanças.

Sabemos que os recursos são limitados, e que algumas mudanças podem implicar em aumento de custos, alteração nos riscos, no prazo, na qualidade  do projeto, e por isso será necessário avaliar se a mudança é mesmo necessária, e por vezes realizarmos “trade offs”, ou seja, escolhas mutuamente excludentes que podem nos exigir a redução e/ou alteração do escopo do projeto.

A Matriz acima nos permite entender o valor agregado por cada parte do escopo, criarmos critérios de priorização, e no momento oportuno, discutirmos possíveis necessidades de corte de escopo ou alterações.

3 – EAP e Linha de base de ESCOPO

Depois de construída a lista de requisitos do projeto, criada a respectiva matriz de rastreabilidade, precisamos evoluir e iniciar o planejamento do trabalho necessário para que tenhamos essas entregas. A Junção desses 3 documentos (lista de requisitos do  produto + Matriz de rastreabilidade do Escopo + Trabalho a ser realizado) será a base para construirmos a Declaração de Escopo.

O mais complicado nesse processo é garantir a participação do time do projeto nesse planejamento, mas não desanime, tente fazer isso de forma dinâmica, conhecendo seus stakeholders e traçando estratégias de planejamento aderente as suas preferências, alguns irão preferir se reunirem presencialmente com os demais, outros preferem trabalhar sozinhos recebendo orientação e preenchendo formulários, outros tem facilidade para participarem de reuniões virtuais (call conference, videoconference,etc). Quando for possível, tente tratar cada membro do time como preferirem ser tratados, isso tornará o trabalho mais estimulante e aumentará o comprometimento do time.

Lembre-se o Escopo do projeto não deve ser construído pelo Gerente de Projetos, mas pela equipe do projeto que envolvem pessoas que representam a área de negócio, fornecedores, Técnicos, etc.

O próximo passo será a criação da EAP (WBS), a Estrutura Analítica do Projeto nada mais é do que quebrar as macro entregas do projeto em pacotes de trabalho até o nível que nos permita estimar em ordem de grandeza custo e recursos necessários para a entrega de cada pacote de trabalho seguindo uma decomposição de hierarquia lógica orientada a entrega. É extremamente aconselhável criar o dicionário da EAP, documento no qual podemos explicar em detalhes o que é necessário para cada pacote de trabalho, ex: lista de recursos, quantidade, contratos, critérios de aceitação, custo estimado, aspectos contratuais, etc.

Abaixo um exemplo de EAP:

 

4 – Verificação de ESCOPO

Esta etapa é mais conhecida como “A hora verdade”, é aqui que deverá ser feita a verificação do que foi entregue pela equipe do projeto, garantir que todos os critérios de aceite estabelecidos para cada requisito do produto e do projeto foram atendidos, ou apontar quais ajustes serão necessários para isso.

O termo de aceite deverá ser aprovado formalmente pelo cliente, a forma de aprovação deverá ser definida previamente e geralmente é através de assinatura no termo de aceite, ou e-mail declarando o “aceite” do requisito. A forma deverá ser escolhida durante a confecção do Plano de gerenciamento de Comunicação do Projeto.

Caso seja identificada uma necessidade de mudança pelo cliente, esta deverá ser encaminhada via solicitação de mudança, mas se a entrega atende aos requisitos explícitos na matriz de requisitos o cliente deverá enviar sua aprovação, com a ressalva de que está em andamento uma solicitação de mudança.

Essas discussões costumam ser acaloradas, mas suas incidências podem ser fortemente minimizadas se um bom alinhamento das regras de ouro do projeto for feito no seu início.

 

 

5 – Controle de Escopo

Juntamente com a EAP, este processo terá como saída o que chamamos de linha de base de Escopo, que consiste em definir o escopo planejado e aprovado do projeto, sobre o qual serão planejadas as áreas de Prazo, Custo, Aquisições, mapeados riscos iniciais, definidas as rotinas de controle das entregas do Escopo, necessidades de comunicação do projeto, administração de Recursos Humanos, etc.

A linha de base será seu documento mais valioso daqui para frente no que se refere a Escopo, pois cada solicitação de mudança deverá ser submetida ao processo de gestão de mudanças do projeto, e somente caso aprovada será incluído o novo escopo com a atualização da Matriz de requisitos, EAP e Linha de Base de Escopo. Os impactos nas demais áreas do projeto também deverão ser avaliados durante o processo de controle de mudanças, e caso necessário realizar as atualizações nos planos de Gestão de Risco, Prazo, Qualidade, Custo, Recursos Humanos, Comunicação e Aquisições.

Pode parecer trabalhoso, mas na prática não é tão complicado de realizar, mas é necessário que a equipe do projeto tenha disciplina e entenda o valor da aplicação dessas práticas no projeto, por isso é fundamental a existência de patrocínio da alta direção e de campanhas de conscientização para engajar a equipe do projeto.

Lembre-se sempre que por mais difícil que pareça consolidar esse processo, uma vez implementado ninguém mais aceitará viver sem ele!!!

Tags: Controle de Escopo, EAP, Escopo, Gerenciamento de Escopo, Linha de Base, WBS